Chasqui
76, 2001
INFORMATICA:El Word en las comunicaciones del siglo XXI (segunda parte)
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principios de los años ochenta, el Programa General de la Información -PGI- de
la UNESCO ponía en marcha un interesante proyecto con el fin de informatizar
las bibliotecas de numerosas universidades en Latinoamérica. Era una manera de
transformar en información binaria muchos ejemplares de libros, tesis, y demás
documentación única en el mundo, ya por su valor histórico como científico.
En cierta manera desde ese entonces se estaba anticipando en el tiempo el auge
de Internet y la posibilidad de libre circulación internacional de la información
por la red.  |
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Base
de datos: Principales conceptos Antes
de hablar de la base de datos es importante hacer un par de aclaraciones. En
primer lugar debemos diferenciar los términos datos e información. Desde un
punto de vista “clásico” de la comunicación, una información es el
resultado de un proceso en donde se han introducido unos datos. Dicho proceso
puede realizarse manualmente o con el uso de un computador. Además, una
información puede transformarse en dato, si se produce la retroalimentación
del sistema. Todo esto se puede representar de la siguiente manera:
Fig.
1 Ahora
bien, en un computador los datos y la información son de tipo binario. Cuando
estos bits se unen forman diversas unidades de medida de la información: bytes,
megabytes, gigabytes, etc. Lo importante en estos casos es diferenciar sistema
de estructura. El primero nos conduce al núcleo de la informática y todas sus
derivaciones, como puede ser la Unidad Central de Proceso (CPU), los diversos
periféricos, entre otros componentes. El segundo -estructura- es más
trascendental a la hora de organizar una base de datos. Ante
la pregunta: ¿Qué es una base de datos? Se puede responder lo siguiente:
“Una base de datos (del inglés, database)
consiste en decir que es un conjunto de datos utilizados en un sistema
informativo específico, ya sea de tipo educacional, científico,
administrativo, laboral u otro tipo”. Además, una base de datos se compone de
dos tipos de información que pertenecen a distintos niveles de abstracción:
Los
primeros representan la entidad del sistema por modelar. Las propiedades de
tales entidades están descritas en forma de valores, es decir, numérico (día,
mes, año, etc.), alfabético (nombre, apellido, ciudad, etc.), alfanumérico
(dirección = calle + número, matricula o patente de un automóvil = letras + números,
por citar un par de ejemplos), entre otras modalidades que se verán más
adelante. Dichos datos pueden ser agrupados o clasificado en categorías en
función de la estructura común, por ejemplo, libros, autores, año de edición,
etc. Las estructuras o metadatos describen las características comunes de las
varias categorías de los datos, como son los nombres y tipos. En el caso de una
revista ficticia y en soporte papel puede estructurar brevemente los principales
datos de la siguiente manera:
Desde
el punto de vista informático, cada uno de estos datos constituyen unos campos.
La longitud del campo estará en función del total de caracteres que lo
compongan, incluidos los espacios (cada espacio vale 1). El tipo de campo está
en función del tipo de dato que se almacenará:
Por
lo tanto, nuestro primer y segundo campo (el nombre de la revista y la temática)
son alfabéticos y tiene una extensión de 12 caracteres. El tercero es alfanumérico
con 13 caracteres (invierno 1997), el cuarto (año) es numérico de 4
caracteres, y así sucesivamente. En los sistemas informáticos estos campos se
agrupan formando un registro. Otra
de las consideraciones que hay que tener presente, en el momento de generar una
base de datos generalmente es que cada registro tenga un código. Dicho código,
con el fin de ganar velocidad a la hora de procesarlo, es aconsejable que sea
numérico y se encuentre al inicio de nuestro registro. Por ejemplo, con un
lector de códigos de barra se puede conocer, de manera automática, el precio
de la revista en el momento de hacer la compra en un supermercado.
Todos estos registros constituyen luego un archivo o fichero.
Por lo tanto, un archivo es un conjunto de registros, un registro es un
grupo de campos, un campo es una asociación de caracteres y los caracteres están
compuestos de bits. Un bit es la mínima unidad de información que puede tener
dos estados: 1 y 0. Una representación gráfica es la siguiente:
Fig.
2 Aquí
es menester diferenciar entre bases de datos analógicas y binarias. Un clásico
ejemplo, en el primer caso, son los archivadores metálicos, en donde el ser
humano realiza la clasificación de los datos que inserta en cada una de las
carpetas de los diversos cajones que lo componen. He aquí un proceso manual y
humano. En el segundo caso -binario o digital-, hay un mecanismo electrónico
que se encarga de realizar dichas operaciones cuyo corazón en el computador está
en el CPU (Unidad Central de Proceso). La
vigencia del papel en las bases de datos binarias Hasta
ahora hemos considerado los principales aspectos relacionados con las bases de
datos, desde el punto de vista teórico. Sin embargo, una de las actividades más
importantes es su organización, ya que se pone en práctica el aspecto lógico,
es decir, lo fundamental de las bases de datos. Por
ejemplo, si alguien nos solicita generar una base de datos sobre una biblioteca,
lo primero que se debe hacer es poner en juego los mecanismos de la inferencia
de la comunicación y el aspecto mnemotécnico en los nombres de los campos, es
decir, que sean fáciles de recordar cuando hay un número elevado de ellos. Por
ejemplo, una manera de abreviar los campos a seis caracteres es:
Figura 3 Aunque
esta puede ser una tarea trivial a simple vista, resulta interesante desde el
punto de vista lógico comenzar a escribir sobre el papel los diversos
componentes que rodean a las personas, e incluso más tarde se pueden insertar
en una base de datos. Un buen ejercicio mental consiste en determinar la
longitud del registro, por ejemplo, trabajar con una media de 25 campos que no
se pueden repetir entre sí. Cuando se adquiere la práctica suficiente se puede
llegar tranquilamente hasta los 50 campos, lo que señala un elevado nivel de
detalle y precisión de la base de datos. Obviamente, una vez lograda una buena
estructura para una biblioteca, la misma puede exportarse - con sus
correspondientes modificaciones - para organizar los vídeos, artículos de
revistas, diapositivas, medios sonoros, etc. Lo
importante es considerar que el primer campo de los registros siempre debe ser
un código. Es aconsejable que este sea numérico, para ganar velocidad en el
momento en el que el computador procese la información. En
cuanto a la extensión de los campos, diversas aplicaciones del entorno, Windows
tienen sus límites por defecto. En la figura 3, hay una tabla de
Microsoft Access, en donde en la zona de la elipse están los diferentes tipos
de campos y en la parte inferior las características intrínsecas de cada uno
de ellos: lógicos (si/no), monetario, fecha / hora, entre tantos otros. Un
ejemplo práctico Los
artículos de los periódicos digitales pueden servir para constituir una base
de datos en soporte binario. Diariamente se pueden grabar, en un directorio del
disco duro, aquellas noticias que nos interesan. Una manera fácil de
clasificarlas es por la fecha, o sea, mes y año (figura 4). En
nuestro caso del ejemplo práctico se parte de dos publicaciones españolas: El
País y La Vanguardia. La primera ventaja del primer periódico digital con
referencia al segundo es que en el momento de archivar los artículos en el
computador, cada artículo mantiene el nombre de la edición impresa, cosa que
no sucede en el caso de La Vanguardia, consecuentemente el usuario debe
introducir el nombre del artículo que desea archivar (figura 5). Este elemento
que puede ser algo banal es muy importante para generar bases de datos de manera
rápida. Acto seguido creamos una tabla de seis columnas y dos filas (figuras 6
y 7). En
la primera fila insertamos los nombres de los campos, algunos en formato mnemotécnico,
otros quedan a elección del lector. El primer campo tiene que ver con la fecha
del artículo, el segundo con el medio de comunicación, el tipo de publicación,
la temática, el título y el enlace Internet. En
el caso del título para ahorrarse el hecho de escribirlo se puede seleccionar
directamente el mismo del artículo y con le botón derecho del ratón se copia
dentro de la tabla (figura 8). Sin embargo, existe el problema de la tipografía
que no es idéntica al resto del texto de los otros campos. La solución para
seleccionar el título es ir luego al formato del mismo y cambiar la fuente
(figuras 9 y 10). Finalmente,
es importante insertar la fuente de la información. En nuestro caso, un enlace
a la dirección de El País. Para tal fin, es menester crear un hipervínculo.
En las figuras 11 y 12 se explica el procedimiento. El
resultado final se puede apreciar en la siguiente tabla que luego se convertirá
en una interesante base de datos para la consulta diaria, por ejemplo. A partir
de ahora, cuando estamos conectados a Internet y se desea ver en contexto de la
noticia tan solo bastará con hacer un clic en el enlace. Automáticamente,
se abrirá la página principal del periódico y se podrá acceder a su
hiperbase de datos, con la fecha y el título del artículo. Aquí es necesario
aclarar que a veces el tema (informática, en nuestro caso) es un apartado o una
sesión dentro de una publicación digital.
El
aspecto de la búsqueda avanzada en los portales relacionados con los periódicos,
como los diversos motores “on-line”, será motivo suficiente para una próxima
entrega, en donde confluyan el Word e Internet. Como siempre acompañada de consejos
y estratagemas para ahorrar
tiempo. A
modo de cierre ... Michael
Dertouzos, fallecía en agosto del corriente año. Como director del laboratorio
para la ciencia informática del MIT había luchado por una red y una tecnología
al servicio de la humanidad. Su pugna
fue el desarrollo y la democratización de Internet. Hoy
el volumen de información que circula libremente en Internet es tal, que
quienes están delante del ordenador tenemos como obligación organizar y
clasificar toda esa información que hemos obtenido desde Internet. Sin ir a
comprar programas de software sofisticados y de elevado precio, un usuario
mediante la aplicación Word puede obtener importantes resultados.
Evidentemente, aquí es fundamental la constancia y una ejercitación mental
para crear estructuras de bases de datos de manera lógica. Una
vez más, se ve cómo el ingenio humano, para estructurar información en la era
digital, tan solo necesita del papel y un simple lápiz o bolígrafo.
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| Chasqui
Apartado 17-01-584 Quito-Ecuador. Telfs. (593-2) 250.6149 / 254.8011 Fax (593-2) 250.2487 E-mail : chasqui@ciespal.org.ec |
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